Gestionnaire des documents

Description du poste

Gelux SARL recherche un(e) Gestionnaire des Documents rigoureux(se) et organisé(e) pour assurer la gestion, le contrôle et l’archivage des documents de l’entreprise. Le titulaire du poste veillera à la disponibilité, à la conformité et à la traçabilité des documents, tout en garantissant le respect des procédures internes.

Exigences

• Excellentes compétences organisationnelles.
• Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Professionnalisme, intégrité et respect de la confidentialité.
• Bonne connaissance des principes de gestion documentaire.
• La connaissance de l’anglais est un atout.

Les taches Principales

• Recevoir, vérifier et enregistrer les documents opérationnels et administratifs.
• Contrôler l’exactitude, l’exhaustivité et la conformité des documents.
• Numériser, classer et archiver les documents physiques et électroniques.
• Assurer le suivi des documents et veiller à leur disponibilité pour les services concernés.
• Relancer les parties prenantes en cas de documents manquants ou incomplets.
• Mettre à jour les registres documentaires et assurer le suivi des versions.
• Collaborer avec les différents départements afin de garantir une gestion documentaire efficace.
• Veiller au respect des procédures de gestion documentaire et de la confidentialité des informations.
• Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de classement et d’archivage.

Compétences

• Excellentes capacités d’organisation et sens du détail.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook et PowerPoint).
• Bonnes compétences en communication et en travail d’équipe.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais.
• Sens de l’analyse, rigueur et discrétion.
• Connaissance d’un système de gestion électronique des documents (GED/EDMS) constitue un atout.

Experiences et qualifications

• Diplôme de Licence (Bac+3 minimum) en Administration, Logistique, Gestion de l’information ou domaine connexe.
• Minimum de 1 an d’expérience dans une fonction similaire.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des techniques d’archivage.